Agesic puso límites a la IM
Para usar base de datos de fallecidos
En el mes de mayo la IM firmó un convenio con Family Search, que es una ONG dedicada a las búsquedas de familiares sobre bases de datos digitalizadas de los libros de los registros de los cementerios municipales, donde constan los datos personales de los fallecidos. Esta ONG había asumido por contrato que se quedaría con una copia y que podría realizar con ella investigaciones a partir de datos obtenidos. Agesic entendió que el convenio no se ajusta a la normativa uruguaya de protección de datos personales, solicitándole a Family Search International la eliminación de los registros digitalizados realizados en el marco del citado Convenio y la advertencia a la Intendencia de Montevideo IIM) de su error jurídico.
Las interrogantes que dicha petición generó fueron las clásicas: ¿si los registros son públicos?; ¿su su divulgación está amparada por el art. 9 de la ley de datos personales?; ¿si es posible que el marco jurídico no ampare este convenio por una cuestión de finalidad?, y, en ese caso, si la ONG al disponibilizar los datos en su web y quedarse con una copia, no vulneraría la finalidad por la que la IM recabó en su momento esos datos.
En el marco de este proceso se dio vista a la Intendencia, quien remitió copia de Resolución fechada el 4 de setiembre de 2023, por la cual resuelve aprobar el texto del convenio mencionado a la Agesic. Indica que la información contenida en esos registros con el tiempo adquiere valor histórico y de investigación, y que se le permite a Family Search el acceso a los libros de registros de sepultura del Cementerio Central y Cementerio del Buceo para tomar imágenes de alta definición de sus páginas con los cuales crear un registro digitalizado y generar 3 productos: a) libros originales cuya titularidad corresponde a la Intendencia; b) imágenes de esos libros cuya titularidad es compartida entre la Intendencia y Family Search; c) materiales de investigación productos del procesamiento de la información que pertenece a Family Search sin perjuicio de que la Intendencia puede solicitar una copia para su interno y no comercial.
En respuesta a las preguntas planteadas Agesic como consultante, indica que en su criterio los registros son públicos, que no se requeriría por esa razón el consentimiento informado previsto en el artículo 9° de la Ley Nº 18.331 para su divulgación, y que no existe una problemática en cuanto a su finalidad, por su valor histórico, refiriéndose incluso a las excepciones previstas en el artículo 8° de la ley citada.
Asimismo, se indica que luego de elaborado el informe y adjuntados los antecedentes con que se cuenta, la Intendencia presenta nuevos argumentos, indicando que los antecedentes de la Unidad no aplicarían al caso concreto porque se trataría de consultas previas a la firma de los acuerdos, realizados por una de las partes de éstos y no por un tercero, que en uno de los casos el registro no es público y en otros se mencionan transferencias internacionales de datos, lo que no sería del caso. Adicionalmente, insiste en que el valor histórico de la información puede interpretarse de distintas normas nacionales, y al alcance de lo previsto en el artículo 37 del decreto Nº 414/009, de 31 de agosto de 2009. En cuanto a la información de personas fallecidas, se menciona el dictamen de esa Unidad Nº 13/022, y en lo que respecta al cumplimiento de los requisitos del artículo 17, descarta su aplicación por entender que no corresponde en el caso de personas fallecidas. Finalmente, realiza aclaraciones sobre la transferencia de datos personales, que no se realizaría al exterior de conformidad con el Convenio.
De todo lo actuado se dio vista a Family Search, quien se presenta manifestando que el convenio con la Intendencia es diferente a los que resultan de los antecedentes relevados, por tratarse de una base pública, con registros de 1835 a 2021, “custodiado por una institución pública estatal”. Manifiestan además que debe considerarse la aplicación del literal C del artículo 9° de la Ley Nº 18.331, más allá de que tratándose de datos de fallecidos la ley sólo establece la legitimación de los sucesores, y reitera lo indicado por esta Unidad en el dictamen 13/022, respecto de lo que sostiene que en este caso no hay información que afecte a personas vivas. Afirma que el 98% de los libros son de personas fallecidas y que hay una pequeña parte de datos de personas vivas que define como “meramente incidentales”. Finalmente, manifiesta que su interés legítimo se encuentra en la “obtención, almacenamiento y distribución de registros genealógicos en todo el mundo”, que no realiza cruzamiento de datos, y que la transferencia de datos que realiza se encuentra habilitada por esta Unidad por Resolución Nº 89/2016 en oportunidad de la inscripción de su base de datos.”
En la materia de fondo el presente caso se analiza en el marco de la compatibilidad del convenio ya suscrito entre la Intendencia de Montevideo y Family Search International para la digitalización de los registros de entrada de los Cementerios Central y Buceo de esta ciudad, con la normativa en protección de datos personales.
Con respecto a la naturaleza de la información contenida en registros de instituciones públicas, destaca el informe que existe una confusión entre los conceptos de información pública regida por la Ley Nº 18.381, de 17 de octubre de 2008, con información personal en manos de organismos públicos, que la propia Ley Nº 18.381 establece como excepción en su artículo 10°, denominándola información “confidencial”. Por ende, el hecho de que la información se encuentre dentro de un organismo público, no le quita la naturaleza de “dato personal”, resultando a su respecto de aplicación lo establecido en la Ley Nº 18.331.
En cuanto a la información contenida en registros públicos, se omitió por las entidades que evacuaron las vistas referidas la consideración de lo dispuesto en el artículo 9° bis de la Ley Nº 18.331 –de aplicación además a los casos de comunicación de datos por la remisión del artículo 17- en cuanto a las fuentes públicas o accesibles al público, en el que no se incluyen todos los registros sino sólo aquellos en los que “prevalezca el interés general en cuanto a que los datos personales en ellos contenidos puedan ser consultados, difundidos o utilizados por parte de terceros”, indicando que en caso contrario se puede hacer uso del registro mediante técnicas de disociación y ocultamiento de los datos personales. No se ha acreditado ni manifestado un alegado interés general en acceder a esa información, más allá de la afirmación genérica por Family Search de que lo realiza con la finalidad de “obtención, almacenamiento y distribución de registros genealógicos en todo el mundo”.
Con respecto al valor histórico de la información, no se trata de si debemos interpretar si tienen o no tal valor, sino si ese valor implica resignar la protección que brinda la normativa en protección de datos por el hecho de tener un carácter “histórico”. Y en este caso no se relevaron ni se presentaron normas nacionales que habilite a dejar de considerar la naturaleza confidencial de la información, por el hecho de tener un valor histórico o por el transcurso de un plazo. La información confidencial por su carácter de dato personal siempre es confidencial, y debe de analizarse la Ley Nº 18.331 juntamente con otras disposiciones normativas, para determinar los casos en los que puede realizarse su divulgación.
En relación con los datos de las personas fallecidas, la protección de su información se encuentra especialmente consagrada en algunos artículos de la Ley (artículo 14 in fine, por ejemplo). Lo que esta Unidad ha manifestado claramente en la Resolución Nº 13/022 es que aun cuando la Ley Nº 18.331 sólo prevé su aplicación a personas fallecidas en ciertas circunstancias, ello no exime de la necesidad de un análisis pormenorizado atento a los potenciales impactos que esos datos puedan tener respecto de personas vivas relacionadas de una firma u otra con los primeros, lo que en el caso no se ha efectuado.
Además, conforme fuera reconocido por la propia Family Search, el proceso de digitalización de los libros implica también el tratamiento de personas que no necesariamente están fallecidas como ser los parientes de la persona fallecida que realizan los trámites (por ej. el titular del bien funerario, la persona que solicita la reducción de los restos, entre otros), sin ser relevante a los efectos de la aplicación de la Ley, la marginalidad o no del porcentaje sobre el total de datos, o el tipo de dato de las personas vivas cuya información está siendo efectivamente recolectada.
Sobre la protección de la ley de datos uruguaya, se expresa que, en definitiva, resulta de aplicación el artículo 17 de la Ley Nº 18.331, sobre comunicación de datos personales, el que indica que se debe acreditar la existencia de interés legítimo de emisor y destinatario, además del consentimiento o alguna de sus excepciones. En el caso de la consulta existe una comunicación de datos personales sin encontrarse justificado o legitimado debidamente el interés del emisor y del destinatario, en el caso de la Intendencia descarta la necesidad de su acreditación y en el caso de Family Search lo funda en su propio interés de almacenar y comunicar datos genealógicos. Tampoco se ha acreditado el cumplimiento de las excepciones previstas en la Ley, limitándose a sostener la Intendencia y Family Search que no corresponde el consentimiento, o procurando aplicar la excepción prevista en el literal C del artículo 9°, que no resulta de aplicación al caso, por contener más datos que los previstos en los listados indicados por la norma –como por ejemplo la asociación a la persona fallecida-.
En relación con la mención de Family Search de que no realiza cruzamiento de datos de personas fallecidas con otras eventualmente vivas, tal cruzamiento surge de la propia actividad que manifiesta tener la organización, que implica la posible realización de análisis genealógicos con otra información, y que podría considerarse un “perfilamiento” de las personas.
En consideración a la situación que quedó revelada, Agesic entendió que el convenio firmado entre la organización Family Search International y la Intendencia de Montevideo no se ajusta a la normativa uruguaya de protección de datos personales, solicitándose a Family Search International la eliminación de los registros digitalizados realizados en el marco del citado Convenio.
